La « culture cash » est au cœur des préoccupations des entreprises : réduire le BFR, augmenter le ROI et plus largement le chiffre d’affaires. Toutefois, en France, des dizaines de milliers d’entreprises sont pénalisées dans leurs résultats et leur développement par les retards de paiements et/ou d’impayés. Et la situation ne s’est pas améliorée depuis la crise sanitaire. Là où le credit management doit permettre d’évaluer le risque, puis de maîtriser et d’optimiser la gestion des paiements, les entreprises sont tout de même confrontées à certaines problématiques métier qui affectent la bonne gestion du poste client, des créances, ainsi que des relations commerciales. Mais comment tout gérer à la fois ?
Dans cet article, faisons le point sur ces problématiques et les solutions qui permettent de simplifier la gestion des paiements en entreprise.
#1 L’allongement des délais de paiement, la bête noire des relations commerciales
Le problème principal réside dans la gestion administrative des factures clients. Dans la plupart des secteurs d’activité, on constate un allongement des délais de paiement. Entre 2020 et 2021, le nombre moyen est passé de 34 à 52 jours*. Lorsque le risque d’impayés devient trop important, il est nécessaire pour le credit manager d’aborder le sujet de la gestion des paiements avec les clients afin de régulariser leur situation. Toutefois ces échanges sensibles peuvent causer des tensions dans les relations commerciales.
Face à ce constat, il devient alors nécessaire d’accompagner les services financiers et comptables. A l’heure de la transformation digitale, l’automatisation des tâches s’avère plus que nécessaire pour une meilleure gestion du credit management, permettant l’optimisation du poste client (facturation, relances, recouvrement…). De cette manière, on observe une amélioration de la confiance entre les services, une réduction des risques d’impayés, des encaissements de règlements de factures plus rapides et un recouvrement de créances plus efficace. En somme, plus de tranquillité pour le credit manager et l’expérience client n’en sera que meilleure !
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#2 Traçabilité et réconciliation, les grands oubliés
Une majorité des relations commerciales B2B s’étendent sur de longues périodes. Dans cette configuration, plusieurs phases s’enchainent (définition, analyse, conception et réalisation), et impliquent des règlements clients successifs. Sans une vision globale, unifiée et quotidienne des échéanciers ainsi qu’une traçabilité optimale des paiements effectués, la gestion du poste client peut vite s’avérer être un véritable casse-tête pour les credit managers.
Dans les services financiers et comptables, suivre et historiser les entrées et les sorties efficacement est une nécessité. De nombreuses entreprises souffrent d’une gestion des paiements clients périlleuse et chronophage. En effet, lorsque le montant ne peut faire foi d’identifiant pour le rapprochement, par exemple quand les factures ont des montants identiques ou erronés, le processus de réconciliation manuel cannibalise les ressources du service comptable. Concrètement, cette étape de vérification des erreurs des règlements entrants (références, montants…), peut vite devenir source de frustration.
Utiliser un applicatif (ERP, CRM, solution d’émission de facture…) doté d’une solution de collecte de paiements avec réconciliation automatique est une vraie opportunité d’optimiser la gestion de son poste client. L’objectif ? Bénéficier d’une traçabilité et d’une vision en temps réel des demandes de paiement envoyées, des fonds reçus, des échéances de paiements récurrents à venir et des fonds encore en attente. De cette manière, les factures sont traitées plus rapidement, sans erreurs et avec un meilleur suivi.
#3 La difficulté du recouvrement de créances
En bout de course, récupérer les encours des clients permet de financer l’activité de l’entreprise et d’améliorer sa compétitivité sur le marché. En ce sens, l’intervention du digital dans l’optimisation du recouvrement de créances rapidement est justifiée. En effet, les 3 premières étapes de l’Order-to-Cash (prise de commande, facturation, fourniture du service) sont maîtrisées par la plupart des professionnels, en revanche le paiement client relève d’un processus non maîtrisé, puisqu’il est à l’initiative du payeur.
Contrôler cette étape s’avère donc indispensable. En effet, la gestion automatique des actions opérationnelles de recouvrement de créances va permettre de faciliter la relation client liée à la gestion des paiements, de permettre la planification de relances pour des demandes de règlement, la création d’alertes automatiques pour suivre l’avancement des encaissements clients, des échecs de paiement ou tout autre événement survenu sur la plateforme. L’objectif final est de permettre au credit manager d’accorder plus de temps à l’analyse financière et à l’identification de toutes les opportunités possibles pour contribuer à réduire le BFR de l’entreprise, et ainsi d’optimiser la trésorerie. In fine, ce cash additionnel servira à financer la croissance et la compétitivité de l’entreprise.
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