Au quotidien, les services comptables et financiers, qui gèrent une multitude de flux d’encaissement, peuvent souffrir de difficultés à identifier et rapprocher les règlements clients, et tout spécialement les paiements par virement (erreurs de montant, de références…).
Alors comment améliorer le processus de rapprochement bancaire des paiements par virement, sans pour autant changer les habitudes de ses clients qui utilise ce moyen de paiement depuis des dizaines d’années ? C’est la problématique à laquelle l’IBAN virtuel apporte une réponse solide. Plus agile que l’IBAN traditionnel, il se démultiplie et s’intègre à chaque gestion de poste client afin de simplifier les tâches de réconciliation comptable.
Comment le mettre en place ? À qui s’adresse-t-il ? Quels sont ses avantages ? Venez à la découverte de l’IBAN virtuel.
Qu’est ce que les IBAN virtuels ?
Les IBAN virtuel sont similaires dans leur forme aux IBAN classiques, les principales différences résident dans leur souplesse de création et leur possible affectation à un objet comptable comme un « client » ou une « facture ». L’on peut les décrire comme des IBAN secondaires, organisés en forme de « tiroirs » sous l’IBAN principal du compte.
L’entreprise crée ainsi une segmentation des encaissements du compte par client ou par projet, permettant de largement faciliter la lecture du poste client et même d’automatiser les processus de rapprochement bancaire.
Ainsi, même avec un montant différent ou un oubli de référence de virement, l’émetteur du paiement est identifiable à tous les coups, de quoi simplifier la tâche aux équipes en charge de la réconciliation comptable !
Comment l’utiliser ?
Lors de la création de votre compte de paiement, CentralPay vous attribue un virtual IBAN principal. Il vous est ensuite possible de créer et d’affecter des virtual IBAN secondaires dédiés à chacun de vos « customer » ou de vos « demandes de paiement », puis de choisir lequel présenter lors de l’envoi d’une demande de paiement par virement :
Utiliser votre IBAN générique : Cette première possibilité « standard » consiste à vous faire payer directement sur votre IBAN virtuel principal, c’est-à-dire celui de votre compte de paiement CentralPay.
Créer des IBAN virtuels dédiés à chacun de vos clients (Customers) : La génération d’IBAN virtuels permanents pour vos clients facilite leur reconnaissance au moment de chaque paiement. Comme ils paient toujours sur ce même IBAN, les fonds sont automatiquement associés à leur profil client.
Créer des IBAN virtuels associés à chacune de vos demandes de paiement (Payment Request) : Avec des IBAN virtuels associés aux demandes de paiement (factures), chaque virement sera automatiquement associé à l’objet en question dans l’environnement CentralPay. Ils seront également automatiquement associés au numéro de référence de facture facilitant ainsi leur réconciliation comptable.
Comment se faire payer avec un IBAN virtuel ?
Les IBAN virtuels peuvent être intégrés dans vos liens de paiement mais affichés directement sur vos factures.
Pour ce faire, il vous suffit de les importer dans votre outil de facturation. Vos factures générées intègreront nativement un virtual IBAN CentralPay dans le bordereau de paiement, vous permettant d’identifier à coup sûr 100% de vos virements entrants.
Vos clients n’auront même pas à changer leurs habitudes !
Pour qui ?
L’utilisation de l’IBAN virtuel vient donc simplifier le parcours de 3 entités :
- Les payeurs, qui n’ont plus besoin de s’identifier, effectuent les paiements en quelques secondes et sans erreurs de saisie.
- Les solutions émettrices de factures, récupèrent de l’information temps réel sur les paiements leur permettant d’automatiser le rapprochement et de piloter des relances client plus efficaces, sans risque d’erreur.
- Les entreprises bénéficiaires, qui reçoivent tous leurs paiements sur un même compte, déjà lettrés, et en étant notifié en temps réel.
Avec les virtual IBAN vous êtes en mesure d’assurer l’enrichissement en services de vos factures pour améliorer le parcours de règlement client et simplifier vos tâches de réconciliation comptable.
Vous souhaitez développer le paiement par virement dans votre activité ? Les virtual IBAN CentralPay sont conçus pour vous !
