Recouvrement à l’amiable automatisé : Réduire ses dépenses

Tous les secteurs d’activité peuvent faire face aux difficultés de mise en place d’une gestion efficace de recouvrement à l’amiable, cependant, les secteurs de l’habitat, des assurances, du leasing, de l’énergie et des Telecom sont particulièrement sensibles à cette problématique.

C’est pourquoi, conscient de ces difficultés, CentralPay a développé une solution de paiement dédiée au recouvrement de factures permettant d’unifier et d’automatiser le processus de règlement, de l’émission de la facture à son recouvrement.

Dans les métiers de l’habitat et principalement en tant que bailleurs, le suivi des encaissements des loyers et différentes charges nécessitent énormément de temps et de ressources (humaines, matérielles, financières). De multiples étapes se succèdent : référencement des charges dues, suivi des règlements, gestion des relances et de la communication client, encaissement et réconciliation financière, etc.

Pour gérer au mieux les « mauvais payeurs » sous toutes leurs formes, les syndicats de copropriété, propriétaires et bailleurs ont mis en place des processus de recouvrement souvent manuels et fastidieux, complexifiant ainsi leur organisation : écriture et envoi de relances papiers, suivi de ces relances, vérification de l’état des paiements, etc.

Par ailleurs, les moyens et modes de paiements sont généralement limités (limitation des moyens de paiement acceptés, limitation dans les modes de paiements (échelonnement laborieux ou inexistants), absence d’automatisation en cas d’échec, ajoutant une difficulté au processus de recouvrement à l’amiable. Les entreprises proposant plus de souplesse et d’automatisation raccourcissent nettement leurs délais de paiements et détectent plus rapidement des mauvais payeurs.

Pour les sociétés émettant un nombre important de facture, la problématique est sensiblement identique : réduire les coûts de traitement et les ressources humaines allouées au règlement des factures. Toute entreprise générant des factures se voit un jour poser la question de l’optimisation de la gestion de ses règlements.

Une entreprise au DSO (Days Sales Outstanding) élevé verra sa trésorerie fortement impactée. Il est donc primordial de leur permettre de réduire au maximum le délai moyen de paiement des clients.

Cependant, la gestion de la relation client liée au recouvrement à l’amiable est coûteuse et fastidieuse. Encore peu d’entreprises sont réellement passées au paiement digital et la plupart des étapes des processus de recouvrement restent traitées manuellement :

• Gestion de la relation client liée au règlement des factures
• Gestion des états et suivis de paiement liée à l’encaissement des factures
• Gestion des échecs et des scénarios de relances alternatifs
• Rapprochement des opérations bancaires dans l’ERP ou l’outil de devis, facturation, cash management

Cela complexifie la gestion des règlements, d’autant plus que les principaux moyens de paiements acceptés sont les chèques et virements, compliqués à traiter et posant certaines difficultés dans les réconciliations bancaires (virement entrant non référencé). Les règlements par carte bancaire sont rarement proposés alors que de plus en plus d’entreprises sont favorables à leur utilisation pour des règlements de faible ou moyens volumes.

Par ailleurs, la diversification des canaux de vente (en ligne depuis un formulaire, chèques reçus par voie postale, règlements par virements à distance), ajoutent une difficulté à l’étape de réconciliation bancaire.

La vocation de CentralPay est d’apporter un système de paiement complet qui vous permette d’automatiser la relation client liée au règlement de facture, de limiter les contraintes dues à l’encaissement, et de faciliter le règlement de vos clients. Digitaliser le traitement des factures diminue les coûts de 25 à 50 % en comparaison à un traitement manuel. Notre solution Smart Collection digitalise vos demandes de règlement sans les déshumaniser, et vous permet de concentrer votre temps et vos revenus dans le développement de votre entreprise.

Smart Collection vous permet notamment :

• D’associer des liens de paiement à vos factures, et de les adresser par Email et SMS : vous digitalisez vos demandes de règlement et les adressez à vos clients par email et sms avec un taux de délivrabilité optimisé.
• D’adresser des demandes de paiement en masse à l’aide d’un fichier d’import : vous envoyez de nombreuses demandes de paiement facilement en important le tableur de vos factures à régler.
• De donner la possibilité à vos clients de régler comme ils l’entendent : par carte, virement, prélèvement, en plusieurs fois ou avec plusieurs cartes.
• D’optimiser et d’automatiser vos communications clients liées au règlement : vous éditez des modèles d’email et de sms à l’avance puis programmez les scénarios d’envoi et de relances.

CentralPay facilite votre réconciliation comptable, chaque demande de paiement intègre une référence unique que vous définissez et tous vos règlements clients remontent dans une même interface, peu importe le support de paiement.

Les demandes de paiement peuvent être envoyées depuis notre portail en ligne que nous mettons à votre disposition mais peuvent également être intégrées directement dans votre ERP ou outil de gestion. Cette intégration vous permet de pousser encore les principes d’automatisation de la gestion de vos règlements. CentralPay informe directement votre ERP du règlement acquitté d’une facture. Quel que soit votre modèle d’utilisation vous bénéficiez d’exports comptables complets et de rapports financiers mensuels. Tous vos paiements sont désormais gérés en temps réel.

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